BDT stellt Wareneingangsprozess sicher und digital auf

„Zeit ist Geld“ – das berühmte Zitat aus den „Ratschlägen für junge Kaufleute“ von Benjamin Franklin gilt seit der Industrialisierung als Maxime wirtschaftlichen Handelns. Für E²MS-Dienstleister wie die Bavaria Digital Technik (BDT) aus Pfronten sogar in zweierlei Hinsicht: Nicht nur Zeit, auch Prozesssicherheit ist Geld. Denn: Fehler kosten Zeit und Geld. Damit im Wareneingang keine Fehler passieren können, investierte der Elektronikfertiger bei SmartRep in ein Wareneingangssystem und digitalisierte seine Arbeitsabläufe. Durch die weitreichende Vernetzung mit dem ERP-System von BDT konnten die menschlichen Fehler im Wareneingang auf Null reduziert werden.

Zeitersparnis und Sicherheit im Materialmanagement waren die Haupttreiber für die Investition: „Wir haben uns nicht nur wegen des Sicherheitsaspekts für das Wareneingangssystem von MODI entschieden, sondern auch aus zeitlichen Gründen. Wir haben zwei Mitarbeiter, die vorher die Wareneingangsbuchungen manuell gemacht haben. Mittlerweile können wir das auf eine Person reduzieren und die andere Arbeitskraft anderweitig einsetzen“, sagt SMD-Leiter Florian Schneider. Angesichts des Fachkräftemangels ist die Digitalisierung und Optimierung eines so zentralen Prozessschritts wie dem Wareneingang damit ein voller Erfolg.

Seit 2018 schaute sich Niklas Zweng, IT / ERP – Systemadministrator, um, wie man den Wareneingang sicherer machen könnte: „Es kommen täglich 200 Gebinde im Wareneingang an. Wird hier etwas falsch zugeordnet und dann in der Folge falsch weiterverarbeitet, hätte dies gravierende Folgen“, erläutert Zweng das Sicherheitsrisiko. Deswegen entwickelte er zusammen mit SmartRep das bestehende Traceability-Konzept weiter. Alle Materialien für die SMD-Fertigung – Rollen, Stangen, Leiterplatten – laufen nun sofort nach Anlieferung über das Wareneingangssystem; dieses ist vollumfänglich an das ERP-System angebunden. „Über eine UniqueID können wir damit gegenüber unseren Kunden und Zertifizierungen nachweisen, dass wir hier eine 100 Prozent Prüfung machen. Die UniqueID wird auch bei der SMD-Fertigung gescannt, wenn die Gebinde gerüstet werden. So haben wir absolute Rückverfolgbarkeit“, erklärt er.

Im Detail sieht der Prozessablauf am MODI Wareneingangsscanner so aus: Im ersten Schritt wird der Lieferschein eingescannt und durch die im Tisch integrierte OCR-Erkennung ausgelesen: Die Bestellnummer wird erkannt, und die Daten werden über die Schnittstelle zum ERP-System von ProAlpha abgerufen. Ist dies erfolgt, nimmt das Wareneingangssystem ein Bild des Lieferscheins auf und legt dieses in das ebenfalls integrierte Dokumentenmanagement-System ab. Die abgerufenen Bestelldaten werden nun übersichtlich in der MODI Software angezeigt.

Im zweiten Schritt können nun einzeln die Rollen, Stangen, Leiterplatten etc. aufgelegt und geprüft werden. Das System gleicht die Daten, wie Herstellerteilenummer und Menge mit der Bestellung ab. Bei erfolgreicher Überprüfung wird ein von Bavaria Digital Technik definiertes, internes Etikett gedruckt. Sollte es beim Abgleich zu Widersprüchen kommen, wird dem Bediener eine aussagekräftige Fehlermeldung angezeigt. Der Bediener beklebt im dritten Schritt die Rolle mit dem gedruckten Etikett und macht einen sogenannten Readback, eine Gegenleseprüfung: Das System prüft also, ob das richtige Label auf die richtige Rolle geklebt wurde und legt davon ein Bild in der Datenbank ab. „Diese Prüfung ist für uns wichtig, falls der Bediener einmal abgelenkt ist, z. B. weil mittendrin das Telefon klingelt. Der Readback sichert, dass das Unique-ID-Label nicht auf das falsche Gebinde geklebt wurde.“

Weil die Daten maschinell ausgelesen werden, besteht auch keine Verwechslungsgefahr: Der Wareneingangsscanner arbeitet dabei mit Identifiern oder greift auf definierte Barcodes zurück. So gibt es keine Zahlendreher und auch keine Verwechslung, beispielweise von „O“ (Buchstabe O) und „0“ (Null), wie sie bei der manuellen Wareneingangserfassung durch den Menschen passieren können. Diese Verantwortungsentlastung sorgte auch für die Akzeptanz des Wareneingangsscanners bei den Mitarbeitern.

Besonders überzeugt am MODI-Wareneingansscanner hat Niklas Zweng die Möglichkeit, den Lieferschein komplett einzuscannen und automatisch auslesen zu lassen. Außerdem war er von der „problemlosen Integration über die Schnittstelle“ begeistert: Von der Projektbetreuung und dem Support durch SmartRep bis zur Schnittstellenprogrammierung durch den Hersteller lief alles reibungslos. Nach über einem Jahr im Praxistest ist das Fazit eindeutig: die absolut richtige Lösung, die passgenau auf Bavaria Digital Technik zugeschnitten wurde und die erwarteten Potenziale bringt – Sicherheit und Zeitersparnis.